Importera rum från MS Excel

Du kan importera rum, rumsfunktionsstruktur, rumskärneinformation, grupper och RFP-data till dRofus från Excel genom att gå till dRofus -> Importera/uppdatera och välja Importera rum. Du kommer att få upp ett fönster som låter dig välja en Excel-fil från din maskin. Efter att du har gjort detta kommer dRofus automatiskt att föreslå den första raden med data och se om programmet hittar kolumnnamn som matchar antingen rumskärnefält, gruppnamn eller RFP-fält i dRofus. Detta är bara avsett som förslag och måste dubbelkollas med Excel-bladet innan du kör importen. Kontrollera också att rätt kalkylblad är angivet.

För att importen ska fungera måste Excel-bladet ha en viss struktur. Det är viktigt att nummer och namn på funktioner och delfunktioner ligger i olika kolumner, men de behöver inte komma i rätt ordning – om en nivå återanvänds senare i dokumentet kommer dRofus att se att den finns och i så fall använda den existerande. Vilka kolumner den eller annan data ligger i spelar ingen roll, för du får själv ange det i importdialogrutan. Bara de kolumner som du anger ska importeras kommer att läsas. Om du har annan information i bladet spelar det ingen roll.

Vilka rum som importeras kan avgöras på två sätt: Om du har mer än ett rum per rad måste du ange detta i en egen kolumn och bocka för antal rum. dRofus kommer då bara importera de rum som har ett antal större än eller lika med 1. Rader med tomt antal eller ett antal under 1 kommer då att ignoreras. Om du inte bockar för antal rum kommer importen att titta på det som ligger i namnkolumnen och bara importera de rader som inte har blankt/tomt namn.

Ett exempel på hur processen fungerar kan du se i illustrationen nedan.

Open

Resultatet  i rumsöversikten i dRofus.

Open

Fälten för Funktionsnivå som visas i exemplet i fönstret Importera rum kan variera från projekt till projekt beroende på hur många funktionsnivåer som har definierats för projektet och vilka namn dessa har.