Importere rum fra MS Excel
- Ã…smund Johansen
Du kan importere rum, rumfunktionsstruktur, centrale rumoplysninger, grupper og RFP data ind i dRofus fra Excel ved at gå til dRofus -> Importer/opdater og vælge Importer rum. Du vil få et vindue som lader dig vælge en Excel-fil fra din computer. Når du har gjort det vil dRofus automatisk foreslå første række med data og undersøge om programmet genkender kolonnenavne som matcher enten centrale rumoplysningsfelter, gruppenavne eller RFP felter i dRofus. Dette er kun tænkt som forslag og skal dobbelttjekkes med Excel-arket før du starter importen. Kontroller også at der er valgt det rigtige ark.
For at importen skal fungere skal Excel-arket følge en vis struktur. Det er vigtigt at nummer og navn på funktioner og delfunktioner fremkommer i forskellige kolonner, men de behøver ikke at være i sorteret rækkefølge – hvis et niveau gentages senere i dokumentet vil dRofus se om det findes og i så fald benytte det eksisterende. Hvilke kolonner disse eller anden data ligger i spiller ingen rolle, men du skal selv angive det i importdialogen. Kun de kolonner du anfører til import vil blive læst. Selv om du har anden information i arket spiller det ingen rolle.
Hvilke rum der bliver importeret kan afgøres på to måder: Hvis du har mere end et rum pr. række skal du angive det i en selvstændig kolonne og sætte kryds udfor antal rum. dRofus vil da kun importere de rum som har et antal som er større eller lig med 1. Rækker med ingen eller antal mindre end 1 vil så blive ignoreret. Hvis du ikke krydser af for antal rum vil importen undersøge det der ligger i navnekolonnen og kun importere de rækker som ikke har ingen/tomt navn.
Et eksempel på hvordan denne proces fungerer kan du se på illustrationen nedenfor.
"Importer rum"-dialogen hvor kolonnerne fra Excel-arket er tilpasset med centrale rumoplysninger i dRofus. Kun afkrydsede kolonner der har fået en værdi vil blive importeret.Resultatet vist i rumoversigten i dRofusExcel ark:
Felterne for Funktionsniveau vist i dette eksempel i Importer rum vinduet kan variere fra projekt til projekt afhængig af antal funktionsniveauer der er defineret i projektet og hvilke navne de har.