Vous pouvez ajouter et modifier des occurrences sur un contrat. Ceci peut être nécessaire pour un certain nombre de raisons : les quantités prévues peuvent avoir changé depuis la présentation de l'appel d'offres, vous voulez peut-être déplacer certaines occurrences vers une autre pièce que ce qui figure aux prévisions ou avez besoin d'une plus grande quantité que prévu au départ.

Pour déplacer les occurrences

Les occurrences peuvent être déplacées depuis une pièce en faisant un clic droit sur l'occurrence (liste du bas) et en sélectionnant Modifier la disposition dans la pièce. Ce faisant, vous devez déplacer tous les items dans une occurrence, options comprises. Si vous ne voulez pas agir ainsi, par ex. si deux chaises de bureau ont été placées dans une pièce et si vous voulez uniquement déplacer l'une d'elles, vous devez réduire le nombre d'occurrences dans la pièce en le faisant passer de deux à un, puis créer une nouvelle occurrence dans la deuxième pièce. Un descriptif est fourni ci-dessous pour savoir comme modifier le nombre d'occurrences et créer de nouvelles occurrences.

Modifier la quantité d'occurrences

Si vous voulez modifier la quantité d'occurrences, double-cliquez sur l'occurrence ou faites un clic droit dessus, puis sélectionnez Édition. Vous pouvez modifier la quantité à la fois de l'achat et des options. Toutefois, les occurrences ne peuvent avoir à la fois une quantité achetée et une quantité en option supérieure à 0. Si cela vous est imposé, vous devez créer une nouvelle occurrence du même item dans la même pièce ; voir ci-dessous.

Nouvelle occurrence

Si vous voulez créer une occurrence entièrement nouvelle, faites un clic droit sur la liste, puis sélectionnez New occurrence (Nouvelle occurrence). Si vous le faites depuis la liste du bas ou pendant qu'un item est sélectionné, vous créerez en principe une nouvelle occurrence de l'item sélectionné. Toutefois, ce point peut être modifié.
Pour créer une nouvelle occurrence, elle doit impérativement être rattachée à une pièce et avoir une quantité, et elle pourra être rattachée à un item. Pour sélectionner une pièce, cliquez sur Sélectionner une pièce, puis choisissez la pièce dans l'arborescence ou recherchez des pièces.
Si vous voulez rattacher une occurrence à un item (c'est préférable dans la plupart des cas), vous pouvez soit choisir Sélectionner des Items proposés ou Nouvel Item proposé. Par la précédente sélection, l'item devra avoir été enregistré sous forme de proposition émanant d'un fournisseur. Ensuite, celui-ci affichera une liste à partir de laquelle vous effectuerez une sélection. Si l'item n'est pas enregistré auparavant, vous pouvez soit revenir à la proposition et l'enregistrer, soit effectuer cette étape ici, en cliquant sur Nouveaux Items proposés. Remplissez le descriptif et le prix unitaire et tous liens vers un item prévu. Les liens vers un item prévu sont en option. Cliquez ensuite sur OK pour accepter.
Enfin, la quantité d'occurrences ou la quantité d'options doit être précisée (et pas les deux). De nouvelles occurrences s'affichent avec le texte "Nouveau au contrat" dans la zone Statut pour que vous sachiez quelles occurrences ont été ajoutées depuis l'appel d'offres.

Pour supprimer des occurrences

Avant de supprimer des occurrences, vous devez savoir s'il s'agit d'un complément (voir paragraphe précédent) au contrat ou si cela fait partie de l'appel d'offres. Ceci est indiqué dans la colonne Statut de l'occurrence. Si votre intention, en supprimant une occurrence, est de la supprimer de la pièce, c'.-à-d. si vous ne souhaitez pas acheter l'occurrence, vous devez impérativement préciser le nombre comme étant de 0 si l'occurrence fait partie de l'appel d'offres. Si vous voulez uniquement la supprimer du contrat, la condition de l'occurrence reviendra au statut d'appel d'offres et restera la même. Si l'occurrence vient en complément du contrat, elle peut être supprimée sans nécessiter d'opérations supplémentaires. Les occurrences qui ont été spécifiées à 0 seront supprimées des rapports et des affichages d'équipements dans une pièce.