Som prosjektadministrator har du mulighet til å opprette/slette brukere og sette brukerrettigheter for den enkelte bruker. Du vil kun få mulighet til å gjøre disse endringene i prosjekter hvor du har administratorrettigheter. Et eksempel på velkomstmenyen ser du på bilde under.

Open

Hovedmeny prosjektadministrator

Prosjekter

Ved å klikke på "Prosjekter" fra åpningsmenyen får du en oversikt over de prosjektene du har tilgang til som administrator. Under hvert prosjekt kan du opprette nye brukere enten ved å klikke på prosjektets navn i listen, eller ved å bruke snarveien til høyre for areal feltet "Ny bruker i prosjekt". Fra prosjektvinduet kan du også endre navn på prosjekt og info som byggherre, beskrivelse, brutto areal, adresse og eier. Du kan også velge å gjøre prosjektet inaktiv

Open

Prosjektvisning og brukerliste

Brukere

Her får du en oversikt alle brukere, ikke bare på dine prosjekter. Her kan du søke på både navn, brukernavn og e-post adresse. Ved å klikke på brukeren i listen får du frem info om navn, e-post og hvilke prosjekter brukeren har tilgang til. Du kan fra dette vinduet legge til brukeren i et prosjekt som du har prosjektadministrator rettigheter til. Velg prosjekt fra nedtrekkmenyen og klikk på "Legg til bruker" ikonet. Du kan også velge å sende en påminnelse i form av en e-post som gir en oversikt over hvilke prosjekter brukeren har tilgang til. Du kan også endre informasjon om brukeren evt. slette brukeren ved å bruke snarveiene til høyre i brukerlista.

Legg til bruker

Det finnes flere veier til "Legg til bruker" siden. Du kan komme hit via listen over prosjekter og klikke på snarveien til høyre for arealfeltet( ), eller du kan klikke deg inn på et prosjekt og velge "Ny bruker i prosjekt". Du kan også gå via brukerlisten, klikke på en bruker og legge han/hun til et prosjekt.
 

Under brukerdetaljer legger du inn informasjon om brukeren. Fornavn, etternavn og e-post er obligatoriske felter. Du vil merke at systemet automatisk søker frem brukere som matcher det navnet du taster inn. Hvis brukeren du skal legge til allerede har en log-in i et annet prosjekt vil brukeren komme frem som et alternativ under Eksisterende brukere som ligner. Systemet vil også automatisk generere et brukernavn basert på det du skriver inn som Fornavn og Etternavn. Dette kan justeres/endres manuelt om det er ønskelig. Legger du til et brukernavn som allerede eksisterer vil du få opp en feilmelding og du må endre brukernavnet.

Under brukerrettigheter styrer du hvilke rettigheter brukeren skal ha innenfor de forskjellige modulene i dRofus. Ved å la muspekeren hvile over det blå spørsmålstegnet får du frem en ledetekst som forklarer hva de forskjellige rettighetene innebærer.

Hvis en database inneholder flere prosjekter vil du få et valg om å legge til brukeren i alle prosjekter. Oppretting av prosjekt/database er forklart nærmere i Eieradministrator.

Velge e-post format fra nedtrekkmenyen basert på hvilke moduler du gir brukeren tilgang til. Du kan også se en forhåndsvisning av e-posten ved å klikke på e-post ikonet.
Til slutt har du to valg. Du kan enten legge til bruker å gå tilbake til brukeroversikten i prosjektet eller du kan velge å legge til og lage ny bruker. Når du velger en av disse vil systemet sende en automatisk e-post til brukeren med innloggingsdetaljer. En kopi av denne e-posten vil bli sendt til deg.

Modifisere utstyrsrettigheter

Om man har benyttet ansvarsgrupper på artikler i prosjektet kan du sette ulik tilgangsnivå per ansvarsgruppe for brukerne i prosjektet. For å gjøre dette klikk på linken «Utstyrsrettigheter» som vist på bildet under;


Dette vil føre deg til en side som gir en oversikt over alle ansvarsgruppene som er definert i prosjektet;

Om en brukers tilgang er begrenset til en eller flere anbudsgrupper vil dette også være flagget på hovedvinduet til brukeren;

Eksempler

Om du ønsker å forhindre at en bruker skal editere artikler innenfor en bestemt ansvarsgruppe men ha full tilgang til resterende ansvarsgrupper kan du gi brukeren 1=Full tilgang til ansvarsgruppen han/hun skal kunne editere. For ansvarsgrupper du vil brukeren ikke skal kunne editere kan du gi tilgang 2=Begrenset. Med tilgangsnivå '2' vil brukeren få lov til å jobbe med utstyr i rom men ikke andre spesifikasjoner eller kjernedata på artiklene.

Om du ønsker å forsikre deg om at en bruker kun har skrivetilgang til en spesifikk ansvarsgruppe kan du som overordnet rettighet gi tilgang 3=Lese, men i oversikten over ansvarsgrupper overstyre den spesifikke ansvarsgruppen ved å sette 1=Full. Dette vil bety at brukeren vil få lov til å opprette, endre og slette artikler innenfor denne ansvarsgruppen, i tillegg til å legge artikkelen inn i Utstyr i rom. Brukeren vil ikke få lov til å gjøre operasjoner i en utstyrsliste som vil påvirke artikler knyttet til ansvarsgrupper brukeren ikke har tilgang til. F.eks. vil brukeren ikke kunne gi et rom standard utstyrsliste eller slette en utstyrsliste som inneholder artikler i andre ansvarsgrupper. Fordi denne begrensingen er «streng» vil den vanligvis benyttes i kombinasjon med flere utstyrslister (se Flere utstyrslister).

Om du ønsker at en bruke kun skal kunne se utstyr i en spesifikk ansvarsgruppe kan man gi tilgangsnivå «4=Ingen tilgang» som en standardinnstilling på utstyr, men overstyre og sette 1-3 på ansvarsgruppen(e) brukeren skal kunne se/editere. Dette vil medføre at brukeren ikke vil se artikler brukeren ikke har tilgang til verken i artikkelregisteret eller i Utstyr i rom. Dette vil inkludere artikler der ansvarsgruppe ikke er satt. 

Om du ønsker å skjule en ansvarsgruppe for en bruker kan du enten benytte deg av eksempelt i forrige avsnitt eller sette 1,2 eller 3 som standard og overstyre den spesifikke ansvarsgruppen ved å sette 4.

Potensielle problemer med utstyrsrettigheter

I noen av eksemplene over kan du i tillegg til å gi begrensede rettigheter på enkelte ansvarsgrupper, fjerne tilgang totalt ved å gi nivå 4. Dette kan føre til noe forvirring blant brukerne om brukeren f.eks. har «1=Full» tilgang på utstyr men ikke kan se artikler innenfor en spesifikk ansvarsgruppe. Dette vil medføre at brukeren heller ikke vil kunne knytte et rom til standard utstyrsliste eller slette utstyrslisten fordi den inneholder utstyr brukeren ikke har tilgang til. Så om man velger å skjule artikler for en bruker er det anbefalt at disse artiklene legges i en egen utstyrsliste.

Om en bruker har lesetilgang til noen artikler og skrivetilgang til andre kan det være forvirrende om det leggs til tilleggsartikler knyttet til andre ansvarsgrupper. F.eks. om du ikke har tilgang til ansvarsgruppe IT, men full tilgang til ARK og artikkelen du skal fjerne fra et rom er knyttet til IT vil du ikke kunne fjerne denne tillegsartikkelen selv om hovedartikkelen er knyttet til ARK. Dette fordi ved å fjerne tilleggsartikkelen vil du påvirke antallet av en artikkel du ikke har tilgang til.

Begrense skriverettigheter til en fane i artikkelspesifikasjon

Du kan begrense en brukers skrivetilgang til kun å gjelder en eller flere faner i artikkelspesifikasjonen. Klikk på «Artikkelspesifikasjon» i detaljvinduet for brukertilgang. Merk at om du gir en bruker 1=Full på utstyr og begrenser brukeren på en fane i artikkelspesifikasjonen vil brukerens tilgang begrenses slik at han/hun ikke vil ha mulighet for å endre artiklenes kjerneinformasjon (numre, navn, pris etc.)

Begrense skriverettigheter til en fane i Romfunksjonsprogram (RFP)

Du kan begrense en brukers skrivetilgang til kun å gjelde en eller flere faner i RFP'en. GI først brukeren 1=Full eller 2=Begrenset tilgang til rom. Klikk deretter på fanen RFP og marker de fanene du ønsker at brukeren skal få skriverettigheter til. Brukeren vil få lesetilgang til de fanene som ikke er valgt.

Begrense skriverettigheter til en anbudsgruppe

For å begrense en brukers skrivetilgang til innkjøpsmodulen kan du begrense rettigheter til en anbudsgruppe. Gi brukeren først 1=Full til Innkjøpsmodulen. Klikk deretter på fanen Anbudsgrupper og velg de anbudsgruppene du ønsker brukeren skal få skriverettigheter til.