Til rum og standardrum kan der tilknyttes udstyrslister, det vil sige lister med de planartikler der skal være i rummet. Når en planartikel bliver lagt ind i et rum siger vi at denne artikel har enforekomst i dette rum. En forekomst har knyttet følgende oplysninger til sig:

• Antal - det vil sige hvor mange af denne planartikel der skal være i rummet

• Eksisterende antal – hvis noget af udstyret allerede findes og der ikke er behov for at indkøbe det, kan man angive antallet her. Dette antal vil så blive fratrukket i nettoregnskabet for denne artikel.

• Prioritet – prioritet på hvor vigtigt det er at have dette udstyr.

• Ejer – hvis der er flere ejere af udstyr kan det defineres hvem skal være ejer af dette udstyr.

• Forekomstdata – projektdefinerede parametre/specifikationer. Se nedenfor.

Antallet af hver planartikel danner grundlaget for brutto antallet af denne planartikel i rummet. Netto antallet er antallet minus det eksisterende antal. Derudover vil ekstra artikler som ikke skal mængdeberegnes også blive fratrukket så de ikke kommer med i netto antallet. Netto antallet sammen med artiklens budgetpris vil give en beregning over hvor meget en udstyrsliste i et rum vil koste. Den sum vil fremkomme på budgetrapporter og rapporter over udstyr i rum.

Standard udstyrslister

Når man opretter et standardrum vil der også blive lavet en tom udstyrsliste. Den kan bruges til at lave en standard udstyrsskabelon, som senere kan knyttes til rum.

Udstyrslister tilknyttet rum

Udstyrslister kan tilknyttes rum på forskellige måder, alt efter om man vil benytte en standardliste eller ikke. Det bestemmer man når man opretter udstyrslisten til rummet, se nedenfor. Et rum kan derfor have følgende status for udstyrsliste:

• Udstyrsliste ikke oprettet betyder at et rum ikke er tilknyttet nogen udstyrsliste.

• Udstyrsliste fra standardrum vil sige at rummet har udstyrsliste fra et standardrum. Det betyder at det ikke er muligt at ændre udstyrslisten direkte i rummet, den skal redigeres i standardrummet hvor den får udstyrslisten fra. Det medfører at når man ændrer i standardlisten vil udstyrslisten forandre sig i alle rum som har udstyrsliste fra dette standardrum. 

• Udstyrsliste afledt fra standardrum betyder at rummet har udstyrslisten til et standardrum, ligesom ovenfor, men at det er muligt at tilføje nyt udstyr oveni og ændre eller fjerne det som ligger i standardlisten. 

• Unik udstyrsliste. Såfremt rummets udstyrsliste ikke har noget tilfælles med andre rum, og at det derfor ikke vil være hensigtsmæssigt at oprette den fra en standardliste, kan rummet få en unik udstyrsliste. Man starter da med en tom liste hvor alle ændringer er tilladt.