Innledning og begreper

Det mest sentrale begrepet i programmet er et rom. Rommene er plassert i en funksjonell struktur, som deler bygget opp i funksjonelle enheter. Det er gjerne to eller tre nivåer i denne strukturen. Den funksjonelle plasseringen til rommet har ingen direkte sammenheng med rommets geografiske plassering og lokalisering.

Rommet identifiseres unikt ved et romfunksjonsnummer. Rommet beholder dette nummeret under hele byggeprosjektet, og nummeret blir aldri gjenbrukt innenfor samme prosjekt på et annet rom. Romfunksjonsnummeret er bygd opp av rommets plassering i funksjonsstrukturen, samt et løpenummer, f.eks. vil rom nr 01.01.001 være plassert slik:

Open

For å slette et rom må du ha administrasjonsrettigheter. Som oftest slettes aldri rom når de er opprettet, men kan merkes som utgått hvis de ikke lenger skal være med i prosjektet. Skal et rom flyttes til et annet sted i strukturen, vil du bli spurt om du vil merke det opprinnelige rommet som utgått og et nytt rom opprettet med et nytt romfunksjonsnummer. Du vil også få et valg om å flytte rommet. Denne operasjonen bør ikke benyttes når romfunksjonsnummeret er i bruk i prosjektet fordi de gamle numrene vil kunne gjenbrukes.

Rommet har en del sentrale egenskaper som beskrives i romkjerneopplysningene. Dette er informasjon som: Romfunksjonsnumnmer, navnet på rommet, beskrivelser av rommet, andre romnummer (tegningsnummer, prosjektert/geografisk romnummer og bruksnummer), programmert areal (rommets planlagte størrelse), og prosjektert areal (rommets endelige størrelse slik det er tegnet av arkitekten). 

Endringer i rommets kjerneopplysninger samt andre vesentlige endringer i rommet blir logget til en logg som kalles romlogg. 

Rommet tilknyttes videre andre opplysninger, slik som romfunksjonsprogram (RFP) og utstyrsliste. Dette er opplysninger som rommet ikke automatisk har, men som må opprettes på hvert enkelt rom. Disse begrepene er forklart senere i dette dokumentet.