En tant qu'administrateur de projet, vous aurez la possibilité de créer/supprimer des utilisateurs et de paramétrer les droits de chacun des utilisateurs. Vous ne pourrez apporter ces modifications qu'aux projets où vous avez les droits d'administrateur. La figure ci-dessous montre le menu principal.

Projets

Lorsqu'un administrateur de projet clique sur "Projets" dans le menu de démarrage, la liste des projets est celle des projets pour lesquels il dispose de droits d'administration. Pour chacun de ces projets, il peut créer de nouveaux utilisateurs soit en cliquant sur le nom du projet dans la liste, soit en utilisant les raccourcis à droite du champ "Nouvel utilisateur dans le projet".

Open

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Utilisateurs

Vous pouvez lire sur la gestion des utilisateurs ici : User Management.

Utilisateurs Inactifs

La section affichera une liste des utilisateurs qui ne se sont pas connectés à dRofus récemment. Il est possible de définir la période (6 mois, 1 an, 2 ans ou jamais connecté) en utilisant le contrôle de sélection en haut de la liste.

Expulser des Utilisateurs

La liste des utilisateurs actuellement connectés, disponible dans la section État du serveur, comporte désormais un bouton supplémentaire dans la colonne de droite, en forme de croix rouge. En cliquant sur ce bouton, l'administrateur sera en mesure de virer l'utilisateur associé de dRofus. Ceci est utile dans le cas où l'administrateur doit exécuter une opération spéciale (déplacer ou copier une base de données, par exemple) qui nécessite qu'aucun utilisateur ne soit connecté sur l'une des bases de données intéressées.

Nouvel utilisateur dans le projet

Il y a plusieurs manières d'ouvrir la fenêtre "Nouvel utilisateur dans la projet". Vous pouvez vous y rendre depuis la liste des projets, en cliquant sur le raccourci situé à droite du champ de domaine ( ), ou alors vous pouvez cliquer pour ouvrir un projet et choisir "Nouvel utilisateur dans la projet". Vous pouvez également ouvrir la fenêtre en passant par la liste des utilisateurs, en cliquant sur un utilisateur et en l'ajoutant au projet.
Figure 97 : Ajouter des utilisateurs et paramétrer l'accès des utilisateurs

Lorsque vous créez de nouveaux utilisateurs, veuillez suivre ces directives simples :
1. Le nom d'utilisateur et l'adresse électronique doivent être en minuscules. Les comptes d'utilisateurs ne peuvent pas être utilisés par plus d'une personne et doivent être uniques par e-mail.

2. Sélectionnez dans la liste d'utilisateurs affichée automatiquement si l'utilisateur existe déjà. Le système vous proposera un utilisateur existant si vous commencez à remplir les données du profil de l'utilisateur correspondant. Vous ne verrez que les utilisateurs qui partagent des projets avec vous.

3. Les droits d'utilisateur administrateur ne doivent être accordés qu'à un nombre limité de personnes après une formation spéciale. N'oubliez pas que les administrateurs peuvent ajouter/supprimer d'autres utilisateurs et supprimer des données de projet du site d'administration.

4. Saisissez les informations sur l'utilisateur sous Détails de l'utilisateur. Le prénom, le nom et l'adresse électronique sont obligatoires. Les courriels peuvent être utilisés comme noms d'utilisateur.

Notez que le système recherche automatiquement les utilisateurs qui correspondent au nom tel qu'il est tapé dans le formulaire. Si le nouvel utilisateur ajouté a déjà une connexion pour un autre projet, le programme affichera l'utilisateur comme alternative sous "Utilisateurs similaires existants". Le système générera également automatiquement un nom d'utilisateur sur la base des informations saisies pour le prénom et le nom de famille. Ce nom peut être modifié manuellement si nécessaire. Si un nom d'utilisateur existe déjà, un message d'erreur apparaîtra en haut, demandant un nouveau nom d'utilisateur.

Modifier les droits d'accès sur les items pour un utilisateur

La fonction "Droits de l'utilisateur" permet de contrôler les droits individuels d'un utilisateur au sein des différents modules dRofus. Maintenez le curseur de la souris sur le point d'interrogation bleu pour afficher le texte d'aide expliquant les différents droits.

Niveau 4 - Aucun signifie que l'utilisateur n'aura aucune autorisation et que, dans la plupart des cas, le module n'apparaîtra pas du tout.

Niveau 3 - Lecture signifie que l'utilisateur aura un accès en lecture seule et une autorisation de non modification.

Niveau 2 - Limité signifie que l'utilisateur aura certaines autorisations d'édition qui peuvent être affinées en fonction des autorisations des autres modules (voir les sections ci-dessous pour définir le ou les onglets dans la spécification de l'élément, le ou les onglets dans les données de la salle, l'appel d'offres et les autorisations des éléments existants)

Niveau 1 - Complet signifie que l'utilisateur dispose de toutes les autorisations de modification.

Niveaux Administrateur

Les administrateurs Bim ont accès à la modification des configurations des attributs dans Revit et à la mise à jour des paramètres de dRofus liés à Revit/ArchiCAD.

Les administrateurs ont accès à la modification des paramètres et des préférences dans dRofus ; ils ont également accès à ce système pour gérer les utilisateurs.

Aucun accès au site d'administration n'apparaît lorsque la case Administrateur est cochée, offrant la possibilité de limiter l'accès à partir du site d'administration du projet, ce qui permet à ces types d'administrateurs d'accéder aux paramètres d'administration du client, mais pas à l'administration des utilisateurs ou du projet.

NOTE

L'interface dans dRofus changera en fonction des modules auxquels l'utilisateur a accès. N'attribuez l'accès qu'aux modules qu'un utilisateur doit utiliser.

Si une base de données contient plusieurs projets, il est possible d'ajouter l'utilisateur à tous les projets partageant cette même base de données. Pour plus d'informations sur la création d'un projet/d'une base de données, consultez la rubrique Propriétaire-administrateur.

Lors de l'ajout d'utilisateurs, un administrateur de projet peut sélectionner un format de courrier électronique dans le menu déroulant, en fonction des modules auxquels l'utilisateur doit avoir accès. L'administrateur de projet peut également visualiser un aperçu d'un courriel, en cliquant sur l'icône du courriel.

Lors de l'ajout d'utilisateurs, il existe deux options finales. L'administrateur de projet peut soit choisir d'ajouter l'utilisateur et de revenir à la liste des utilisateurs dans le projet, soit choisir d'ajouter et d'enregistrer un nouvel utilisateur. Une fois qu'il a fait son choix, le système envoie automatiquement un courriel à l'utilisateur avec les détails de connexion. Une copie de ce courriel sera envoyée à tous les administrateurs de la base de données.

Exemples

Si vous voulez empêcher un utilisateur de modifier l'item correspondant au groupe de responsabilités IT, mais par ailleurs avez l'accès intégral, vous pouvez attribuer à l'utilisateur des droits sur les équipements (par défaut) = 1 (Total), mais en limitant l'utilisateur à, par ex., IT = 2. Ceci signifie que l'utilisateur a un accès total sur les pièces (ajouter, supprimer, affecter/supprimer des gabarits, etc.), mais n'est pas autorisé à modifier les valeurs-types sur l'item (par ex. la caractéristique, le prix, le nom, etc.).
Si vous voulez vous assurer qu'un utilisateur ne travaille qu'avec des items ayant pour groupe de responsabilités IT, vous pouvez leur donner les droits d'équipements (par défaut) = 3, mais donner l'accès total = 1 au groupe de responsabilités IT. Cela signifie que l'utilisateur est seulement autorisé à créer, modifier et supprimer des items avec le groupe de responsabilités IT et également uniquement à ajouter/supprimer ces items aux pièces. Cela signifie aussi que l'utilisateur, par ex., ne peut pas effectuer d'opérations sur les listes d'équipements destinées aux pièces si cette liste d'équipements contient d'autres items que des équipements informatiques. Par ex. impossible d'affecter ou de supprimer un gabarit de pièce si ce dernier contient également des équipements ARC. Cette limitation sur le matériel est donc probablement très courante d'utilisation alliée à des listes d'équipements séparées qui ne contiennent que des équipements informatiques (voir Types de listes d'équipements multiples ).
Si vous voulez que l'utilisateur n'est accès qu'en lecture seule sur l'item ayant pour groupe de responsabilités l'Informatique, vous pourriez paramétrer les droits sur les équipements (par défaut) = 4 (pas d'accès), mais donner 1,2 ou 3 au groupe de responsabilités Informatique (selon que vous aimeriez qu'elle travaille avec des équipements informatiques, qu'elle les place ou qu'elle ne fasse que lire les équipements informatiques. Cela signifie que l'utilisateur ne verra aucun des autres items, que ce soit dans l'aperçu des items ou dans la liste de pièces. Pour inclure les items n'ayant pas de groupe à responsabilités paramétré (la valeur par défaut est de 4).
Si vous voulez masquer les équipements informatiques auprès d'un utilisateur, vous pouvez soit laisser l'utilisateur voir une sélection des groupes à responsabilités (comme dans l'exemple ci-dessus) ou vous pouvez définir un équipement (par défaut) soit sur 1,2 ou 3 et définir à 4 les droits d'accès à l'informatique.

Problèmes potentiels de droits d'utilisateur

Dans certains des exemples ci-dessus, vous pouvez non seulement limiter l'accès en écriture à quelques articles, mais encore les cacher aux yeux de l'utilisateur. Ceci peut aboutir à des états qui jettent un trouble sur l'utilisateur. Par exemple, si un utilisateur a accès à tous les items mais ne peut pas voir les équipements informatiques, il n'est pas autorisé à (par exemple) supprimer une liste d'équipements destinée à une pièce, même s'il semble qu'elle puisse éditer tous les équipements dans la pièce. Donc, si vous limitez certains équipements de certains utilisateurs, il est conseillé de les mettre dans différentes listes d'équipements
Si un utilisateur n'a accès qu'en lecture seule à certains items, mais écrit sur d'autres, cela peut aussi être troublant si quelqu'un ajoute un sous-Item à différents groupes de responsabilités. Si, par ex. vous n'avez pas accès aux équipements informatiques, mais avez pleinement accès à l'ARC, et que l'item que vous êtes sur le point d'ajouter/supprimer d'une pièce a des équipements informatiques comme sous-items, vous n'êtes pas autorisé à les supprimer. Même si vous avez accès en écriture à l'item "parent", étant donné que ceci modifiera également le comptage d'un item, vous n'avez pas accès en écriture à l'intérieur de la pièce.
Dans les précédentes versions de dRofus, vous n'aviez fondamentalement qu'une manière de paramétrer les droits de l'utilisateur sur les items dans dRofus. En plus de cela, vous pouviez également limiter l'utilisateur à un ou plusieurs groupes à responsabilités d'item.
Si vous limitez un utilisateur à un groupe de responsabilités, ceci signifie seulement qu'ils n'ont pas été autorisés à ajouter d'item ayant un autre groupe de responsabilités à une liste d'équipements dans dRofus. Mais ce n'était pas une autorisation "stricte". Donc, si vous aviez des droits complets sur les équipements (=1), vous pourriez simplement modifier l'item pour avoir le groupe de responsabilités auquel vous aviez accès et ensuite l'ajouter à la pièce. En outre, il n'y a pas de limitation à d'autres opérations sur la liste d'équipements elle-même, de telle sorte que vous pourriez, par ex. affecter une pièce à un gabarit ou supprimer une liste d'équipements d'une pièce, même si cette liste ou ce gabarit avaient des items qui n'étaient pas dans votre groupe de responsabilités.

Limiter l'accès de l'utilisateur à un onglet dans la spécification des items

Les administrateurs de projet définissent les droits d'accès dans la page d'administration du site web pour chaque utilisateur. Cliquez sur les "Groupes de responsabilité" ou cliquez sur "Aller au détail des droits de l'item" sous les paramètres des droits de l'item pour définir des droits spécifiques :

Si un utilisateur est limité à des groupes de responsabilité, cela est également indiqué sur l'utilisateur :

Problèmes potentiels liés aux droits des utilisateurs

Dans certains des exemples ci-dessus, les paramètres peuvent non seulement limiter l'accès en écriture à certains items, mais aussi les cacher à l'utilisateur. Cela peut conduire à des situations qui sont source de confusion pour l'utilisateur. Par exemple, si un utilisateur a accès à tous les items mais ne peut pas voir les items informatiques, il n'est pas autorisé à supprimer la liste des items d'une pièce, même s'il semble qu'il puisse modifier tous les items de la pièce. Ainsi, si un profil d'utilisateur est limité à certains articles pour certains utilisateurs, il est recommandé de placer ces items dans différentes listes d'items.

Si un utilisateur a un accès en lecture seule à certains items, mais un accès en écriture à d'autres, il peut également être déroutant si un utilisateur ajoute un sous-item avec différents groupes de responsabilité. Par exemple, si un utilisateur n'a pas accès à IT Item, mais un accès complet à ARC items, et que l'item que l'utilisateur est sur le point d'ajouter/supprimer dans une pièce a IT Item comme sous-item et qu'il n'est pas autorisé à le supprimer. Même s'il a un accès en écriture à l'item "parent", cela modifiera également le nombre d'éléments auxquels il n'a pas accès en écriture dans la pièce.

Si un profil d'utilisateur est limité à un groupe de responsabilité, cela signifie seulement qu'ils n'ont pas été autorisés à ajouter un item avec un autre groupe de responsabilité à une liste d'items dans dRofus. Mais il ne s'agissait pas d'une autorisation "stricte". Donc, si l'intention est d'avoir tous les droits sur l'item (=1), le paramètre utilisateur peut être modifié pour limiter l'item au groupe de responsabilité auquel il a accès et l'ajouter ensuite à la pièce. Il n'y avait pas non plus de limitation à d'autres opérations sur la liste d'items elle-même, de sorte que l'utilisateur pouvait par exemple attribuer une pièce à un gabarit ou supprimer une liste d'items d'une pièce, même si cette liste ou ce gabarit comportait des items n'appartenant pas au même groupe de responsabilité.

Empêcher l'accès des utilisateurs aux domaines liés aux prix

Dans le panneau des propriétés des items, il y a trois champs liés au prix - c'est-à-dire "Prix budgétaire", "Date du prix" et "Commentaire sur le prix" :

A user profile can be set to prevent a user's read or write access to these three fields by checking the box ""Hide price":

En d'autres termes :

Si l'utilisateur a "1 - Total" comme droits sur l'article, et que la case "Hide price" n'est pas cochée, l'utilisateur pourra lire + éditer les champs de prix.

Si l'utilisateur a les droits "2 - Limité" ou "3 - Lecture seule" comme article, et que la case "Cacher le prix" n'est pas cochée, l'utilisateur pourra seulement lire les champs de prix.

Si l'utilisateur a les droits "1 - Total", "2 - Limité" ou "3 - Lecture seule" comme article, et que la case "Cacher le prix" est cochée, l'utilisateur ne pourra lire aucun des champs de prix - c'est-à-dire qu'ils seront vides.

Limiter l'accès de l'utilisateur à un onglet de la spécification de l'article

Un profil d'utilisateur peut être limité à l'accès en écriture à un ou plusieurs onglets de la spécification de l'item. Dans le menu d'accès utilisateur, cliquez sur "Spécification de l'item" et sélectionnez les onglets que l'utilisateur doit pouvoir modifier. Notez que si l'utilisateur a 1=Total pour l'Item, et est limité à un onglet dans la spécification, l'utilisateur ne pourra plus modifier les données de propriété de l'item (Noms, ID, Prix etc.).

Limiter l'accès de l'utilisateur à un onglet da la Fiche Par Pièces (FPP)

Vous pouvez limiter l'accès d'un utilisateur à un ou plusieurs onglets dans la FPP. D'abord, vous devez donner à l'utilisateur 1=Accès Total ou 2=Accès limité aux pièces. Ensuite, en partant du menu Accès aux utilisateurs, cliquez sur "FPP", puis sélectionnez quels onglets l'utilisateur devra pouvoir éditer. L'utilisateur aura accès en lecture aux onglets non sélectionnés.

Limiter l'accès des utilisateurs aux Groupes d'Appels d'Offres

Vous pouvez limiter l'accès d'un utilisateur à un ou plusieurs groupes d'appels d'offres dans le module Acquisition. D'abord, vous devez donner à l'utilisateur 1=l'Accès Total au module Acquisition. Ensuite, depuis l'onglet "Groupes d'appels d'offres", cliquez sur le groupe d'appels d'offres que vous, utilisateur, devrez pouvoir éditer.

Accès des utilisateurs aux articles existants

Un utilisateur peut créer un registre des articles existants dans le module Articles existants et les associer (joindre) à des articles prédéfinis uniquement si cet utilisateur a le niveau d'autorisation 1 au groupe de responsabilité pour cet article. Une fois que l'élément existant ↔ a été joint, les utilisateurs pourront attribuer des occurrences aux salles pour les seuls éléments pour lesquels l'utilisateur a le niveau d'autorisation 1 ou 2 du groupe de responsabilité.

Export en CSV (Utilisateurs)

Lorsqu'ils consultent la liste des utilisateurs d'un projet, les administrateurs de projet peuvent exécuter la commande "Exporter en CSV" comme suit. Cette commande permet d'exporter les données des utilisateurs dans un fichier texte CSV (valeurs séparées par des virgules) qui peut être ouvert dans Excel sous forme de feuille de calcul :

Cela permet à l'administrateur du projet de visualiser cette liste en Excel ainsi que tout autre outil qui prend en charge les types de fichiers CSV.