I artikler/forekomst fanen registreres mottaksinformasjon om den enkelte forekomsten eller individet. I øverste del av vinduet vises de ulike artiklene til leverandøren som er i bestillingen, og under vises de ulike forekomstene/individene (enheten) for den merkede artikkelen. Merk at hvis det er generert individer for en forekomst, vises disse og ikke forekomsten i listen under. Når du jobber med mottaksregistrering kan du velge å gjøre registreringen på den enkelte enheten, for flere enheter samtidig, for alle enheter av en artikkel, for flere artikler eller for alt i hele bestillingen. Dette kommer vi tilbake til.

Forekomster/individer i mottak

I nederste del av vinduet vises enheter i bestilling til den markerte artikkelen over. Foran hver enhet (enten individ eller forekomst) vises et ikon med følgende betydning:

I listen vises navn og nummer for rommet enheten er plassert i, og hvis det er et individ vises også individnummer. Så vises antall av enheten som er i bestilling. Hvis dette er et individ vil dette alltid være 1. Så følger mottaksinformasjon om enheten. Du kan endre denne informasjonen ved å dobbeltklikke på enheten eller markere den og trykke Enter. Du får da opp følgende dialog som vise samme informasjon som i listen, men med mulighet for å endre og registrere mottaksinformasjon.

For å registrere informasjon om enheten i mottaket må den ha en status. Hvis enheten ikke er mottaksregistrert vil dialogen automatisk forslå første statusvalg. Videre kan du registrere en kommentar til enheten og markere den for oppfølging med en eventuell frist og hvem som er ansvarlig.
Hvis du kun ønsker å sette status og ikke registrere noe ytterligere informasjon om enheten, kan du høyreklikke og velge den statusen du ønsker (du kan også bruke tastkombinasjonen Ctrl + 1-9). Ønsker du å fjerne all mottaksinformasjon om enheten kan du velge 'Fjern fra mottak' fra høreklikkmenyen eller trykke 'Delete'. Hvis enheten ikke er individifisert kan du også endre antallet som er i mottak, hvis det er spesielle tilfeller som krever dette. Velg da 'Endre antall i mottak'. Merk at enheten vil allikevel vises som om den er mottaksregistrert, kun antallet vil endre seg.
Du kan endre flere enheter samtidig. Dette gjør du ved å holde Ctrl eller Shift inne mens du markere de du ønsker å endre. Du kan da bruke statusvalg fra menyen direkte, eller ved hjelp av tastekombinasjoner, eller velge 'Endre' / trykke Enter. Du får da opp en tilsvarende dialog med mulighet til å endre alle de merkede enhetene. For å angi hvilke felt du ønsker å endre er det en markeringsboks foran hvert felt. Velg de feltene du vil bruke og verdien de skal ha og trykk OK. Hvis du for eksempel ønsker å fjerne oppfølgingsmarkering på flere enheter kan du bare hake av i markeringen foran oppfølgingsfeltet og la selve feltet være blankt.

Artikler i mottak

I øverste del vises som sagt informasjon om alle artikler som er i bestillingen. Foran hver artikkel vises et ikon som indikere om det er registrert mottaksinformasjon på noen av enhetene til denne artikkelen. Disse har følgende betydning:

I listen vises videre i tillegg til navn og nummer for artikkelen, hvor mange enheter det er i bestilling og hvor mange det er registrert mottaksinformasjon på. Hvis alle enheter har samme status, vises denne, merk at alle enheter må ha samme status og det betyr også at alle må ha blitt registrert i mottak. Til slutt vises det hvis noen av enhetene er merket for oppføling.
For å endre mottaksinformasjon for alle enheter av en artikkel kan du gjøre dette ved å dobbeltklikke, velge 'Endre' fra menyen eller trykke Enter på en markert artikkel. Du vil da få samme dialog som du får når du endrer flere enheter (det er det vi skal gjøre). Dette er beskrevet over. Du kan også markere flere artikler og gjøre det samme. Samme tastkombinasjoner og menyvalg for å slette og sette status som for enheter gjelder her også for en eller flere artikler.
Hvis du ønsker å endre mottaksinformasjonen til alle enhetene i hele bestillingen kan du benytte knappen øverst til høyre 'Endre alle forekomster'.

Noen tips til registrering i mottak

For å gjøre registreringen effektivt bør du gjøre mest mulig registrering på høyest mulig nivå. Hvis du skal registrere at en hel bestilling har ankommet, men med noen få unntak, vil det lønne seg å markere alle de artiklene som er komplette, eller hele bestillingen og registrere alt som ankommet for så å fjerne registreringen på de det ikke gjaldt etterpå, istedenfor å gjøre registrering på hver enkelt.
Effektivt bruk av tastkombinasjoner og hurtigtaster vil også forenkle registreringsarbeidet betydelig, se neste avsnitt.