Les phases de l'acquisition sont classées dans une arborescence. Les niveaux supérieurs contiennent les groupes d'appels d'offres. À leur tour, ceux-ci sont divisés en trois niveaux :

Groupe principal

Un groupe principal peut être utilisé pour grouper ensemble plusieurs groupes d'appels d'offres et appels d'offres. Les descriptifs et les règles peuvent être rattachés à un groupe principal et s'appliquer à tous les appels d'offres et items à l'intérieur de ce groupe.

Groupe d'appels d'offres (demande d'appels d'offres prévue)

Un groupe d'appels d'offres peut être décrit comme un appel d'offres prévu et se traduira le plus souvent par un appel d'offres par groupe, bien que plusieurs appels d'offres puissent survenir par groupe en cas de temporisation, etc. Ce type de groupe contient un ou plusieurs items pour lesquels un appel d'offres doit être remis. Un texte décrivant les règles communes à tous les items du groupe peut être rattaché au groupe. C'est à partir de ce groupe que vous créez les documents d'appels d'offres.

Sous-groupe

Les sous-groupes peuvent être créés pour permettre à l'utilisateur de classer en catégories plus poussées les items à l'intérieur d'un groupe. En tant que tels, les utilisateurs peuvent définir des règles communes pour les parties d'items à l'intérieur d'un groupe d'appels d'offres et, par là-même, pour un appel d'offres. Les sous-groupes à l'intérieur d'un groupe d'appels d'offres sont classés dans un nœud commun de l'arborescence pour permettre le bon aperçu.

Appel d'offres

Une fois que la phase de prévisions du groupe d'appels d'offres est terminée et que les appels d'offres sont distribués, les équipements sont saisis dans un appel d'offres. C'est là que les utilisateurs peuvent également enregistrer les répartitions, les annonces et autres données concernant l'appel d'offres comme par exemple les délais. Dans une phase ultérieure du processus, les utilisateurs pourront également évaluer les items faisant l'objet de l'appel d'offres.

Proposition

Les propositions émanant des fournisseurs sont enregistrées ensemble avec les prix et un descriptif des items objets de l'appel d'offres (items inscrits dans l'appel d'offres). Ceci forme la base du processus d'évaluation.

Contrat

Un appel d'offres peut déboucher sur de multiples contrats. Une fois qu'un fournisseur a été sélectionné, l'utilisateur enregistre le fournisseur et transfère les quantités/occurrences d'items imposées par le contrat. À ce stade, l'utilisateur peut également saisir les nouvelles occurrences, déplacer des occurrences et modifier le volume.

Commandes

Ensuite, les éléments des quantités d'équipements convenues peuvent être enregistrés sous forme de commande. Un contrat peut se traduire par une ou plusieurs commandes. Les utilisateurs peuvent modifier et déplacer des occurrences tant que ceci n'entraîne pas de modification de la quantité convenue.

Commandes supplémentaires

Si un utilisateur souhaite commander des équipements non concernés par le contrat, une commande supplémentaire pourra être créée.Les différentes phases de l'acquisition suivent en général une chronologie précise. Toutefois, cela n'aboutit pas toujours à la conclusion connue d'avance selon laquelle la phase suivante du processus se situe à un stade inférieur de l'arborescence. Prenez les évaluations, par exemple : l'utilisateur commence par enregistrer et évaluer les différentes propositions, après quoi il évalue toutes les propositions en réponse à la demande d'appel d'offres, souvent sur un item individuel. Ces informations peuvent être retrouvées dans l'appel d'offres, qui en est à un stade supérieur à la proposition dans l'arborescence.