I avtalen kan man legge til og endre forekomster. Det kan være flere begrunnelse for dette: Planen kan ha endret seg siden anbudet ble sendt ut, man ønsker å flytte noe utstyr til et annet rom enn opprinnelig planlagt, eller man ønsker et større antall en det man egentlig planla.

Flytte forekomster

Forekomster kan flyttes fra ett rom ved å høyreklikke på forekomsten (nederste liste) og velge Endre plassering i rom. Når man flytter må man flytte alle i en forekomst, inkludert opsjonen. Hvis man ikke ønsker dette, f.eks. hvis det er plassert to arbeidsstoler i et rom og man kun ønsker å flytte en av dem, må man isteden redusere antallet i rommet fra to til en og lage en ny forekomst i det andre rommet. Endring av antall og oppretting av nye forekomster er beskrevet under.

Endre antall

For å endre antall, dobbeltklikker du på forekomsten eller høyreklikker på den og velger Endre antall. Man står fritt til å endre antall, både kjøp og opsjon. En forekomst kan imidlertid ikke ha både et kjøpe antall og et opsjonsantall større enn 0. Hvis man ønsker dette må man opprette en ny forekomst i samme rom av samme artikkel, se under.

Ny forekomst

Ønsker du å opprette en helt nye forekomst, høyreklikk i listen og velger Ny forekomst. Hvis du gjør dette i den nedre listen eller mens en artikkel er markert vil man i utgangspunktet lage en ny forekomst av den markerte forekomsten. Dette kan man imidlertid endre.
For å lage en ny forekomst må den knyttes til et rom og gis et antall og den kan knyttes til en artikkel. For å velge rom, trykk på Velg rom og velg fra treet.
Hvis du ønsker å knytte forekomsten til en artikkel (i de fleste tilfeller er dette ønskelig) kan du enten velge Velg tilbudt artikkel eller Ny tilbudt artikkel. I det første tilfellet må artikkelen allerede være registrert som et tilbud fra leverandøren. Da vil du få en liste over disse å velge fra. Hvis artikkelen ikke registrert fra før kan du enten gå tilbake til tilbudet å gjøre dette her, eller gjøre det ved å trykke Ny tilbudt artikkel. Fyll inn betegnelse og enhetspris og en eventuell tilknytning til plan. Tilknytning til planartikkel er valgfri. Trykk så OK for å godta.
Til slutt må antall eller antall opsjon (ikke begge deler) oppgis. Ny forekomster vises med teksten "Ny i avtale" i statusfeltet slik at man vet hvilke forekomster som er tillegg til anbudet.

Sletting av forekomster

Før man sletter en forekomst må man vite om den er et tillegg (forrige avsnitt) til avtalen eller om den var en del av anbudet. Dette ser man av kolonnen status på forekomsten. Hvis meningen med å slette forekomsten er å fjerne den fra rommet, altså at man ikke skal kjøpe denne må man sette antallet til 0 hvis forekomsten er en del av anbudet. Hvis den kun slettes fra avtalen vil tilstanden på forekomsten gå tilbake til at den er i anbud og antallet forblir det samme. Er forekomsten et tillegg til avtalen kan den uten videre slettes. Forekomster satt til 0 vil fjernes fra rapporter og visningen for utstyr i rom.