Registrering av tilbudte artikler

Når tilbud og tilbyder er godkjent kan du begynne å registrere inn tilbudet. Velg fanen Tilbudte artikler . I denne fanen vil en liste over de artikler som tilbys fra leverandøren vises. I utgangspunktet er denne tom. Høyreklikk i listen og velg Legg til tilbudte artikler. Du vil nå få en liste over mulige artikler det kan registreres tilbud på, med andre ord de artiklene som er i anbudet. Alle er i utgangspunktet merket, men du kan fjerne avhakingen på de artiklene leverandøren eventuelt ikke har levert tilbud på.

Når artiklene du ønsker er i listen kan du begynne å registrere data på hver enkelt artikkel. Dobbeltklikk på en artikkel eller høyreklikk og velg Egenskaper.

Open

Leverandørartikkel: Her registreres leverandørens betegnelse, navn og annen informasjon om artikkelen.

Priser:

• Budsjettpris er anbudsartikkelen budsjettpris

• I enhetspris må du fylle ut leverandørens artikkelpris. Hvis leverandører opererer med en annen valuta kan du registrere dette.

• I enhetspris (valuta) vil den omregnede enhetsprisen til valgt basisvaluta komme.

• Korr.enhetspris: Her vil prisen pluss eventuelle korreksjoner vises. Se under.

• Nåverdi: Her vil artikkelens nåverdi, beregnet ut i fra oppgitt enhetspris, korreksjoner og levetidskostnader (se under) komme.

Priskorreksjoner: Hvis man vil registrere eventuelle korreksjoner til den oppgitte enhetsprisen (f.eks. fordi noen deler ikke er inkludert) kan man gjøre dette her. Høyreklikk og velg Legg til. Man kan også slette og endre korreksjonene senere. Ønsker man en negativ korreksjon kan man også registrere det ved å sette minustegn foran prisen. Den korrigerte prisen vil være et hjelpemiddel under evalueringen men vil ikke påvirke enhetsprisen til artikkelen videre i prosessen.

Levetidskostnader: På samme måte som priskorreksjoner er levetidskostnadene en hjelp under evalueringen. Ut i fra de registrerte levetidskostnadene vil det bli beregnet en netto nåverdi. Høyreklikk i listen med levetidskostnader og velg Generer levetidskostnader. Velg antall år og fyll ut eventuelle standardverdier. For at alle artikler av samme type skal bli sammenlignet med likt antall år kan man registrere dette i anbudsartikkelen (se Figur 4). År vil da komme forhåndsutfylt. Etter å ha generert levetidskostnader kan man endre og slette de enkelte postene ved å høyreklikke på dem. Hvis du ikke ser noen kategorier for levetidskostander, så er dette fordi prosjektet ikke har satt dette opp. Kontakt prosjektadministrator for å få gjort dette.
Beregning av levetidskostnadene er basert på følgende formel:
, der i er året, V er summer av inntekter eller utgifter ved år i og R er renten (settes av systemadministrator). Denne utregningen tilsvarer funksjonen NPV (Net Present Value) i MS Excel.
Basisprisen er den korrigerte enhetsprisen, det vil si tilbyders enhetspris med eventuelle priskorreksjoner.

Delkomponenter: Hvis den tilbudte artikkelen består av flere delkomponenter og man ønsker å behandle disse som selvstendige artikler senere, for eksempel i mottaksfasen, kan man registrere disse her. Delkomponenter kan ikke ha egen pris, så prisen for artikkelen må inkludere prisen for komponentene. Grunnen til dette er fordi man skal kunne sammenligne tilbudene. Delkomponenter blir automatisk medtatt når man tar med artikkelen i en avtale. Nye delkomponenter blir også automatisk medtatt i avtaler og tilbud som artikkelen allerede inngår i.