Innkjøpsstegene er plassert i en trestruktur. I de øverste nivåene her finner vi anbudsgruppene. Disse er igjen inndelt i tre nivåer:

Hovedgruppe

En hovedgruppe kan brukes til å gruppere flere anbudsgrupper og anbud sammen. Til hovedgruppen kan man knytte beskrivelse og krav som skal gjelde alle anbud og artikler i denne gruppen.

Anbudsgruppe (planlagt anbud)

En anbudsgruppe kan sees på som et planlagt anbud og vil som oftest føre til ett anbud pr. gruppe, men kan føre til flere f.eks. ved tidsforskyvelse. En slik gruppe inneholder en eller flere artikler som er skal sendes på anbud. Til gruppen kan man knytte en tekst med felles krav for alle artikler i gruppen. Det er denne gruppen en lager et anbud fra.

Undergruppe

For ytterligere å gruppere artikler innenfor en gruppe kan man opprette undergrupper. På denne måten kan man definere felles krav for deler av artikler innenfor en anbudsgruppe og dermed for en anbud. Undergrupper til en anbudsgruppe er lagt under en felles node i treet for bedre oversikt.

Anbud

Når planleggingen av anbudsgruppene er ferdig og anbudet skal sendes ut, legges utstyret inn i anbud. Her vil man i tillegg til forekomstene registrere utsendelser og kunngjøringer samt andre data om anbudet slik som frister. Senere vurderer man de tilbudte artiklene som har kommet inn på anbudet.

Tilbud

Tilbud fra leverandørene registreres med priser og betegnelse på de tilbudte artiklene. Dette danner grunnlaget for evalueringsprosessen.

Avtale

Et anbud kan resultere i flere avtaler. Når man har bestemt seg for en leverandør, registrerer man en avtale med denne og overfører de utstyrsmengdene/forekomstene man ønsker fra avtalen. Man kan også på dette steget legge til nye forekomster, flytte og endre antall.

Bestilling

Deler av den avtalte utstyrsmengden kan så registreres i en bestilling (ordre/anrop). En avtale kan resultere i en eller flere bestillinger. Man kan endre og flytte forekomster så lenge dette er innenfor den avtalte mengden.

Tilleggsbestilling

Ønsker man å bestille utstyr som ikke er en del av avtalen kan man opprette en tilleggsbestilling.
Fasene i innkjøp følger som regel etter hverandre i tid. Det vil imidlertid ikke være slik at man alltid vil bevege seg nedover i treet for å gjennomføre neste steg i prosessen. Ved for eksempel evaluering vil man først registrere og evaluere de enkelte tilbudene, for så å evaluere alle tilbudene i anbudet, gjerne for en enkelt artikkel. Denne informasjonen ligger i anbudet som ligger over tilbudet i treet.