Normal innstilling i dRofus er at en database operere med èn utstyrsliste kalt «Utstyr i rom». Dette er den anbefalte måten å arbeide med utstyr i rom når det er den samme gruppen personer som er ansvarlig for alt utstyret i ett prosjekt. Denne arbeidsflyten «tvinger» databasen til kun ha èn utstyrsliste kyttet til standardrom eller rom, slik at du «vet» hvilket utstyr romemt har ved å se på rommets utstyrsstatus i romlisten.
Om man har ulike grupper personer som arbeider med ulik type utstyr og man ønsker å gi særskilte brukertilganger til de ulike typer utstyr kan det være hensiktsmessig å opprette ulike utstyrslister for de ulike typer utstyr. For eksempel om man både planlegger møbler/inventar og medisinsk teknisk utstyr i samme dataabse, og det er ulike personer som arbeider med de ulike typene av utsyr kan man opprette to utstyrslister i databasen; en for møbler og inventar og en annen fro med-tek utstyr. Dette for å forhindre at man tråkekr hevrandre på tærne i utstyrslisten og for å kunne gi spesifikke brukertilganger til de ulike utstyrslistene.

Opprette flere utstyrslister

For å opprette flere utstyrslister trenger man Administrator tilgang til databasen og gå til; AdministrasjonInstillingerUtstyrUtstyrslister. Når man oppretter flere utstyrslister i et prosjekt vil alle fungere som uavhengige lister som kan knyttes til rom. Om man f.eks. oppretter to utstyrslister kalt «Møbler/inventar» og «Medisinsk teknisk utstyr» vil et rom eller et satndardrom kunne knyttes til begge utstyrslister. Et rom kan også ha ulik status for de forskjellige utstyrslistene. I dette tilfelle kan et rom f.eks. ha «Møbler/inventar» fra et standardrom og ha unik «Medisinsk teknisk utstyr» liste.

Standardrom

Et standardrom vil alltid ha alle utstyrslister som er definert i prosjektet, men når du knytter et rom til et standradrom trenger du ikke å gi rommet alle utstyrslister. Man kan også «krysskoble» utstyrslister i et rom ved at rommet får «Møbler/inventar» fra et standardrom og «Medisinsk teknisk utstyr» fra et annet.

Flere utstyrslister og brukertilgang

En utstyrsliste kan være tilknyttet en eller flere ansvarsgrupper. Om en utstyrsliste er tilknyttet en eller flere ansvarsgrupper har det følgende betydning i dRofus:

• Kun Artikler med en ansvarsgruppe som allerede er tilknyttet utstyrslisten kan legges til i utsytrslisten, dette vil gjelde for alle tilleggsartikler som er knyttet til artiklene også. Dette for å forhindre at artikler som er lagt til i en utstyrsliste ikke skal kunne endres til en «ulovlig» ansvarsgruppe (eller at man skal kunne legge til tilleggsartikler som er knyttet til en «ulovlig» ansvarsgruppe).
• Kun brukere med full tilgang til alle tilknyttetde ansvarsgrupper kan endre tilknytninger til rom (f.eks. opprette inik utstyrslister, slette utstysrliste og knytte rom til standard utstyrsliste).
• Brukere med lesetilgang til en eller flere av ansvarsgruppene vil se utstyrslisten. Men om man f.eks. har laget en utstyrsliste «Dører» og begrenset denne til ansvarsgruppe «D» vil en bruker uten tilgang til ansvarsgruppe «D» verken se utstyrsliste «Dører» eller status for denne utstyrsliaten i romlisten i dRofus.
• Om man legegr til en forekomst fra modell (Revit/ArchiCAD) så akn de automatisk bli lagt til i korrekt utstyrsliste om man også har knyttet korrekt ansvarsgruppe til artikkelen. Se kapittelet under.

Om en utstyrsliste ikke er begrenset til noen ansvarsgrupper har det følgende kosekvenser i dRofus;

• Endringer av utstyrsstatus i romlisten er tilgjengelig for alle brukere med minst begrenset rettighet på utstyr. Men dette vil ikke være tilgjengelig om det i tillegg ligger utstyr i utstyrslisten som brukeren ikke har skrivetilgang til.
• Utstyrslisten (med statuskolonne i romlisten) vil være synlig for alle brukere med lesetilgang på utstyr

Merk: Man bør være litt forsiktig med å begrense en utstyrsliste til ansvarsgrupper. Dette fordi man potensielt kan ha artikler i artikkelregisteret som man ikke får lov til å legge til en utstyrsliste og dermed knyte til et rom. Dette kan f.eks. være tilfelle for artikler som ikke har fått noen ansvarsgruppe definert.
Selv om en utstyrsliste er synlig for en bruker betyr ikke det at alt utstyret i listen vil være synlig om det finnes utstyr knyttet til en ansvarsgruppe som brukeren ikke har tilgang til.

Rapporter

Standard oppførsel når man genererer en rapport som inkluderer utstyr i rom er at alt utstyr i alle utstyrslister blir inkludert. Det er også mulig å begrense rapportene på en eller flere utstyrslister om man ikke vil inkludere alle utstyrslister.

Flere utstyrslister fra Revit/ArchiCADDette bør vel flyttes til Revit guiden.

Om man sjekker antall forekomster mellom utstyrslister i dRofus og Revit/ArchiCAD vil alle utstyrslister i dRofus kobineres slik at man får en total oversikt. For å filtrere ut utstyr man ikke vil se kan man benytte valget «Options…».
Når man velger å oppdatere dRofus med en ny forekomst fra Revit/ArchiCAD vil forekomsten automatisk legges til korrekt utstyrsliste i dRofus ved å benytte følgende logikk:

• Om artikkelen man skal legge til er knyttet til en ansvarsgruppe vil dRofus først undersøke om det finnes en utstyrsliste som har ansvarsgruppen knyttet til seg. Finnes det en slik utstyrsliste vil forekomsten bli lagt inn i denne utstyrslisten.
• Om ingen utstyrslister blir funnet i sjekken over, eller om artikkelen ikke har noen ansvarsgruppe tilknyttet vil den bli lagt til i den første utstyrsløisten som ikke har en begrensning på ansvarsgruppe.

Om du f.eks. har tre utstyrslister: Dører (begrenset til ansvarsgruppe D), Medisinsk teknisk utstyr (begrenset til ansvarsgruppe M) og Møbler/Inventar (uten begrensning) vil alle dører og med.tek. utstyrs bli lagt i utstyrsliste Dører & Medisinsk teknisk utstyr mens resten av utstyret i modell bli lagt til i Møbler/Inventar.

Inkompatibilitet med eldre versjoner av dRofus (<1.6)

Det er viktig å merke seg at om et prosjekt bruker mer enn en utstyrsliste (altså flere utstyrslister) må alle brukerne i prosjektet benytte dRofus versjon 1.6 eller nyere.