Como administrador del proyecto, usted tendrá la capacidad de crear o eliminar usuarios, y de configurar los derechos de usuario para los usuarios individuales. Usted sólo podrá hacer estos cambios en los proyectos donde usted tiene derechos de administrador. La siguiente ilustración es un ejemplo del menú de inicio.

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Proyectos

Desde el menú de inicio, haga clic en "Proyectos" (“Projects”) para abrir una lista de los proyectos a los que tiene acceso como administrador (ver figura 2). Para cada proyecto, puede crear nuevos usuarios haciendo clic en el nombre del proyecto en la lista, o mediante la utilización de acceso rápido a la derecha de la casilla "Nuevo usuario en el proyecto" ("New user in project"). Desde la ventana del proyecto, también puede cambiar el nombre del proyecto e información como el constructor, descripción, área bruta, dirección y propietario. También puede optar por desactivar proyectos. 

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Usuarios

Esta opción le proporciona una lista de todos los usuarios, no sólo aquellos en sus proyectos. Puede realizar búsquedas por nombre, nombre de usuario y correo electrónico. Al hacer clic en un usuario en la lista, verá información como el nombre, el correo electrónico y los proyectos a los que el usuario tiene acceso. Desde esta ventana, usted puede agregar usuarios a un proyecto al que usted tenga derechos de administrador. Elija el proyecto en el menú desplegable y haga clic en el ícono de "Agregar usuario nuevo". También puede enviar un recordatorio en forma de correo electrónico, que proporciona una lista de los proyectos a los que el usuario tiene acceso. También puede modificar la información de un usuario o eliminar un usuario mediante el uso del acceso rápido en la parte derecha de la lista de usuarios. 

Agregar un usuario nuevo

Hay varias maneras de abrir la ventana de "Agregar usuario nuevo" ("Add new user"). Puede llegar allí desde la lista de proyectos, haciendo clic en el acceso rápido a la derecha de la casilla ( ), o puede hacer clic para abrir un proyecto y seleccione "Agregar usuario nuevo al proyecto" ("Add new user to project"). También puede abrir la ventana a través de la lista de usuarios haciendo clic en un usuario y agregándolo(a) al proyecto. 

Introduzca la información del usuario en los Detalles del Usuario. El nombre, el apellido y la dirección de correo electrónico son obligatorios. Usted notará que el sistema busca automáticamente los usuarios que coinciden con el nombre que ha escrito. Si el usuario que desea agregar ya tiene un registro en otro proyecto, el programa mostrará el usuario como una alternativa en el área de "Similares usuarios existentes" ("Existing similar users"). El sistema generará automáticamente un nombre de usuario, basado en la información que se introdujo como Nombre y Apellido. Esto puede ser ajustado/modificado manualmente si es necesario. Si agrega un nombre de usuario que ya existe, usted recibirá un mensaje de error y tendrá que cambiar el nombre de usuario.

La función de derechos de usuario le permite controlar los derechos individuales de un usuario dentro de los diferentes módulos de dRofus. Mantenga el cursor sobre el signo de interrogación azul para ver el texto explicando los diferentes derechos. 

Niveles de Permiso 

La función de derechos de usuario le permite controlar los derechos individuales de un usuario dentro de los diferentes módulos de dRofus. Mantenga el cursor del ratón sobre el signo de interrogación azul para ver el texto de fondo explicando los diferentes derechos.

Nivel 4. Ninguno significa que el usuario no tendrá permisos y en la mayoría de los casos el módulo no aparecerá en absoluto.

Nivel 3 - Leer significa que el usuario tendrá permiso de sólo lectura y no de edición.

Nivel 2. Limitado significa que el usuario tendrá algunos permisos de edición que se pueden refinar en función de otros permisos de módulos (consulte las secciones siguientes para definir los permisos de artículo, RDS y licitación)

Nivel 1. Completo significa que el usuario tiene permisos de edición completos.

Si una base de datos contiene varios proyectos, usted tendrá la opción de agregar el usuario a todos los proyectos. Para obtener información sobre cómo crear un proyecto y la base de datos, vaya al capítulo 2.3.

Como administrador del proyecto, usted puede configurar el usuario con un acceso de tiempo limitado mediante la opción "Cuenta de usuario válida hasta" ("User account valid until"). Tenga en cuenta que esta limitación de tiempo se aplica a todos los proyectos y bases de datos del usuario seleccionado en el servidor y no sólo para el proyecto en consideración.

Por último, seleccione un formato de correo electrónico en el menú desplegable, esto se basa en los módulos a los que el usuario debe tener acceso. También puede ver una vista previa del correo electrónico, haciendo clic en el ícono de correo electrónico.

Ahora usted tendrá dos opciones finales. Usted puede agregar el usuario y volver a la lista de usuarios en el proyecto, o usted puede elegir agregar y guardar el usuario nuevo. Una vez haya hecho su elección, el sistema automáticamente enviará un correo electrónico al usuario con los datos para el inicio de sesión. Una copia del correo electrónico se enviará a su dirección de correo electrónico y a todos los administradores de la base de datos. 

Modificar los derechos del equipo para un usuario: 

Si un usuario está limitado a grupos de responsabilidad, esto también se muestra en el usuario: 

Ejemplos:

Si usted quisiera prevenir que un usuario pueda modificar el artículo con el grupo de responsabilidad TI, pero por otro lado le daría acceso completo. Puede darle al usuario (por defecto) los derechos de equipo = 1 (completo) (full), pero limitar el usuario por ejemplo a TI = 2. Esto significa que el usuario tiene acceso completo para trabajar con las habitaciones (agregar, eliminar, asignar o quitar plantillas etc.), pero no se le permite modificar los valores del tipo en el artículo (por ejemplo, especificación, precio, nombre etc.).

Si desea asegurarse de que un usuario solo pueda trabajar con los artículos con grupo responsabilidad TI, podría darle (por defecto) derechos de equipo = 3, pero darle acceso completo = 1 para el grupo de responsabilidad TI. Esto significa que al usuario sólo se le permite crear, modificar y eliminar artículos con el grupo de responsabilidad TI y también sólo agregar o quitar estas habitaciones. Esto también significa que el usuario por ejemplo no puede hacer operaciones en las listas de equipo para las habitaciones, si esta lista de equipos contiene otros artículos diferentes al equipo de TI. Por ejemplo, no puede asignar o quitar una plantilla de habitación si esta también contiene equipos de ARC. Esta "firme" limitación por lo tanto es probablemente más común para usar en combinación con listas de equipos independientes que sólo contienen equipo TI (ver múltiples tipos de lista de equipos).

Si quiere que el usuario sólo pueda ver el artículo con grupo de responsabilidad TI podría definir (por defecto) los derechos de equipo = 4 (sin acceso), pero asignar 1,2 o 3 al grupo de responsabilidad TI (dependiendo si le gustaría que el usuario pudiera trabajar, colocar o leer sólo equipos de TI. Esto significa que el usuario no verá ninguno de los otros artículos en la descripción del artículo o en las listas de la habitación. Incluyendo aquellos artículos sin un conjunto de grupos de responsabilidad (por defecto es 4).

Si desea ocultar del usuario el equipo de TI, usted tiene dos opciones – puede dejar que el usuario sólo vea una selección de los grupos de responsabilidad (como en el ejemplo anterior) o puede establecer un equipo (por defecto) como 1,2 o 3 y establecer derechos de acceso de TI como 4. 

Posibles problemas de los derechos de usuario: 

En algunos de los ejemplos anteriores usted puede limitar el acceso de escritura no sólo a algunos artículos, pero también puede ocultarlos al usuario. Esto puede conducir a estados que son confusos para el usuario. Por ejemplo, si un usuario tiene acceso a todos los artículos, pero no puede los equipos de TI, él/ella no podrá, por ejemplo, eliminar una lista de equipo para una habitación, aunque parezca puede editar todos los equipos en la habitación. Si usted limita algunos equipos de algunos usuarios se recomienda ponerlos en listas de equipos diferente.

Si un usuario tiene acceso de solo lectura para cierto artículo, pero de escritura para otros, esto también puede ser confuso si alguien agrega un sub-artículo con diferentes grupos de responsabilidad. Si, por ejemplo, no tiene acceso al equipo de TI, pero tiene acceso completo al ARC y el artículo que va a agregar o quitar de una habitación tiene equipo de TI como subs, no se le permitirá eliminarlo. Aunque usted tiene acceso de escritura al artículo "padre", debido a que esto también va a modificar el conteo de un artículo, usted no tendrá acceso de escritura en la habitación.

En versiones anteriores de dRofus usted básicamente sólo tenía una forma de establecer los derechos de usuario del artículo en dRofus. Además de esto también podía limitar el usuario a uno o más grupos de responsabilidad del artículo.

Si usted limitaba un usuario a un grupo de responsabilidad, esto sólo significaba que no se les permitía añadir un artículo con otro grupo de responsabilidad a una lista de equipo en dRofus. Pero este no era un permiso "estricto". Si tenía derechos de equipo completo (= 1) usted podía modificar el artículo para que tuviese el grupo de responsabilidad al que usted tiene acceso y luego agregarlo a la habitación. También no había ninguna limitación a otras operaciones en la lista del equipo, así que, por ejemplo, podría asignar una habitación a una plantilla o eliminar una lista de equipo de una habitación, a pesar de esta lista o la plantilla tenía artículos no incluidos en su grupo de responsabilidad. 

Limitar el acceso del usuario a una pestaña en la especificación del artículo 

Limitar el acceso del usuario a una pestaña en la Hoja de Datos de Habitación (RDS)

Usted puede limitar el acceso de un usuario a una o varias pestañas en la RDS. En primer lugar, usted necesita dar al usuario acceso 1 = completo o 2 = acceso limitado a las habitaciones. Luego en el menú de acceso de usuario, haga clic en "RDS" y seleccione que pestañas el usuario puede modificar. El usuario tendrá acceso de solo lectura a las pestañas no seleccionadas.

Limitar el acceso del usuario en los grupos de Licitación

Se puede limitar el acceso de un usuario a uno o varios grupos de licitación en el módulo de adquisiciones. Primero necesita dar al usuario acceso 1 = completo al módulo de adquisiciones. Luego desde la pestaña de "Grupos de licitación", haga clic en los grupos de licitación que el usuario podrá modificar.

Usted puede limitar el acceso de escritura de un usuario a una o varias pestañas en la especificación del artículo. En el menú de acceso del usuario haga clic en "Especificación del artículo" (“Item specification”) y seleccione que pestañas el usuario debe ser capaz de editar. Note que si el usuario tiene acceso 1 = completo en el equipo, y se limita al usuario a una pestaña en la especificación, el usuario no podrá cambiar los datos centrales del artículo (Nombres, Identificación, Precios etc.).