Kostnadsoversikt
- Åsmund Johansen
I anskaffelsesmodulen er det oversikt over kostnader for de ulike anbudene, avtalene og bestillingene. For hele prosjektet finnes en slik oversikt under de ulike fanene "Økonomisk status" på toppnivået i innkjøpstreet (som har navn som prosjektet). Under hvert anbud og avtale er det også en slik oversikt i en egen fane.
Du ulike summene vil ha samme navn på de ulike stadiene i anskaffelsesfasen, men vil ha litt ulik betydning. Eksempelvis vil feltet "Budsjettert verdi av artikler i anbudet" bety følgende:
Står du i et anbud vil det være summen av prisen til planartikkelen ganget med antall forekomster som er tatt over i det aktuelle anbudet.
Står du i en avtale vil det være summen av prisen til planartikkelen ganget med antall forekomster som var i anbudet som er blitt tatt over til avtalen.
Står du i en bestilling vil det være summen av prisen til planartikkelen ganget med antall forekomster som var i anbudet som bestillingen er gjort på.
Enhver sum over ett foregående steg (tidligere i prosessen) vil med andre ord kun være over de forekomster som faktisk ble tatt med videre til neste steg.
MERK at i kostnadsoversikten vil budsjettert pris på en artikkel alltid referere til prisen på planartikkelen da forekomsten ble lagt inn i anbudet. Denne vil heller ikke oppdateres om prisen i planen gjør det.
For hvert av stegene som skiller mellom kjøp og opsjon (anbud/avtale) vil det for hvert felt være en sum for hhv. kjøp og opsjon (i enkelte visninger er det valgfritt å vise opsjoner og da vil kun kjøpesummen vises
Tabellen nedenfor følger en oversikt over hva de ulike summene betyr:
Felt | Forklaring |
Anbud (BK/O) | Summerer budsjettpris (planartikkelpris) for artikler i anbudet. Dette gjelder de forekomster som er i anbudet og som er tatt videre i prosessen (se eksempel over). (K)jøpes eller (O)psjon. |
Avtale (BK/O) | Sum av budsjettpris for alle artikler inkludert i en avtale. Denne kan variere fra prisen over da en i en avtale bl.a. kan endre antall. (K)jøpes eller (O)psjon. |
% i avtale | Prosent av anbudet som er kjøpt. Dette er budsjett anbud % budsjett avtale X 100 |
Avtale (K/O) | Sum av leverandørens enhetspris for aller artikler i inkludert i en avtale. (K)jøpes eller (O)psjon. |
Balanse avtale | Sum budsjettert verdi minus verdi i avtalen (de to foregående summene) |
Sum kontraktssummer / Kontraktssum | Kontraktssum er beløpet som betegner hva en faktisk avtale ble inngått på og kan skrives inn under fanen "Kostnad/Budsjett" på avtale. For et anbud vil det her være summen over alle kontraktssummer knyttet til anbudet som vises. |
Bestilling (B) | Sum av budsjettpris for aller artikler inkludert i en bestilling. |
Bestilling | Sum av leverandørens enhetspris for aller artikler i inkludert i en bestilling. |
Balanse bestillinger | Sum budsjett minus verdi i bestillinger (de to foregående summene) |
Tillegg | Sum av leverandørens enhetspris for aller artikler i inkludert i en tilleggsbestilling. |
Sum bestillinger | Sum av verdi til bestillinger og tilleggsbestillinger |
Kostnadsramme | Kostnadsramme (total budsjett) for et anbud. Kan fylles ut ved å velge Anbud og fanen "Kostnader/Budsjett". Merk at denne ikke har noe med artikkelforekomster å gjøre, men som et hjelpebeløp. Vises kun i de oversikter som har med anbud å gjøre. |
Kostandsramme – Anbud, budsjettert verdi | Dette er Kostnadsramme - Anbud (B) . Denne gir altså differansen mellom den avsatte rammen for anbudet og budsjettverdien av artiklene i den. |
Konstnadsramme – Sum kontakter | Dette er Konstadsramme – Sum kontraktssummer. Dette gir altså differansen mellom den avsatte rammen for anbudet og verdien av kontraktene. |
Kostnadsramme – stipulert sluttsum | Denne regnes ut ved å ta kostnadsramme – (verdi avtale + (Budsjett anbud – Budsjett avtale)). Denne gir altså differansen kostadsrammen og det anbudet er stipulert til å koste; den foreløpig verdien og resten resten i henhold til budsjettet. |
EKSEMPEL: Forskjellene kan enklest forklares med et eksempel. La oss si at du har planlagt en artikkel i tre rom, med en forekomst per rom og prisen til artikkelen i planen var kr 1000. Lager du et anbud over alle forekomstene av denne artikkelen vil derfor feltet "Budsjettert verdi av artikler i anbudet" for det aktuelle anbudet være kr 3000. La oss så si at når du gjør en avtale så gjør du kun en avtale på to av forekomstene, men endrer antallet i disse til to per rom. Du har m.a.o. gjort en avtale på kun to av forekomstene fra anbudet, men endret antallet av disse i avtalen. "Budsjettert verdi av artikler i anbudet" for den aktuelle avtalen vil da være kr 2000 (siden det var det du planla på de forekomstene du har gjort en avtale på), men "Budsjettert verdi av artikler i avtalen" vil være kr 4000. La oss si at avtalen ble gjort med en leverandør som tilbød en pris på kr 800 pr artikkel. "Verdi av artikler i avtalen" vil da være 4 x 800 = 3200 kr.
I økonomioversiktene har mulighet til å velge inn og ut en del av kolonnene ved å hake av i boksene over tabellen. Du kan f.eks. velge å gruppere på eier av utstyret eller ikke.