Hvordan kjøre importen
Importen utføres fra en nettside; http://db.nosyko.no/drofus-web/web_root/admin/tida_import.php. Ved å kontakte oss kan du også få konfirugasjonsfiler for å importere fra Excel til TIDA. Dette er en veldig fleksibel rutine som tillater at det kan tilpasses import fra gamle TianDV ark eller egne bedriftsspesifikke Excel regneark.
Fra importsiden blir man bedt om å logge seg på med brukernavn, passord og tjener (samme som man benytter for å logge seg på tida). I tillegg må man oppgi prosjekt id'en (spør oss hvis usikker). I tillegg må man angi to filer. Den ene er den du ønsker å importere fra, den andre er konfigurasjonsfilen som bestemmer oppsettet.
Siste valget “kjør import” er der slik at man kan teste mange ganger uten å nødvendigvis gjøre selve importen, men kun teste. Når man er sikker på at det blir som man ønsker må du sørge for å huke av for denne for at importen skal kjøres. Legg også merke til at hvis en feil oppstår ved importen (f.eks. ugyldige data) vil importrutinen forsøke å fortsette på de neste radene så man kan rette opp flere feil av gangen, men ingen av dataene vil bli importert hvis det oppstår en feil (alt eller ingenting).
Importfilen
Det er forholdsvis få begrensninger på utformingen av den filen man ønsker å importere fra, men følgende gjelder:
- Hvis filen er låst (passordbeskyttet) kan vi ha problemer med å åpne den. I så fall kan du kopiere ut de data du ønsker i et nytt ark som du gjør import fra.
- Filter ignoreres. Ved import vil vi lese ALLE radene i Excelarket så hvis det er noen rader som ikke skal leses holder det ikke å bare sette på et filter i Excel arket, men de må slettes før import.
Krav til innhold. Det stilles noen krav til innholdet i filen, men mange av disse reglene kan endres ved å sette verdier i konfigurasjonsfilen, men ikke alt. F.eks. så må alle system og komponenter må ha et gyldig TFM nr som du ønsker å importere. Normaloppsettet som det forventes å importere fra er først en rad med informasjon om Systemet og så på de påfølgende radene kommer komponentene.
Konfigurasjonsfilen
Konfigurasjonsfilen består av to ark.
Konfigurasjon i databasen
I tillegg til å kunne angi mye i konfigurasjonen som beskrevet nedenfor så vil import rutinen belage seg mye på de regler som er satt i databasen. Dette er regler som i så fall må tilpasses i databasen av en prosjektleder før en import kan gjøres. Bl.a. gjelder dette:
- Hvordan teknisk data (og andre prosjektdata) skjema er satt opp. Dvs hvilke felter som finnes i databasen.
- Hvor mange siffer i løpenr det skal være for systemer og komponenter
- Bruk av typeunik (T på slutten av nr i TFM) skal benyttes eller ikke
- Om ansvar skal benyttes eller ikke
- Hvilke valgmuligheter man har på status, ansvar og kontrakter.
Ark 1: Oppførsel og "kjernedata"
Her angir du:
- Hvor man skal importere fra i Excel arket. (f.eks. hvilken rad som er første rad med data osv.)
- Hvilke kolonner man ønsker å importere fra og hvilke data man ønsker. F.eks. Navn i kolonne B, Beskrivelse i kolonne K osv. Merk at hvis du ikke fyller ut noen informasjon om et felt (f.eks. Produsent) så vil de data bli importert naturlig nok. I tillegg er det mulig å angi data som skal importeres som tilkoblinger og standarddata (f.eks. alt som importeres skal legges på en bestemt kontrakt).
- Oppførsel på importen (reglene som benyttes).
Fargekoder:
- Oransje: betyr at det er påkrevde felt som navn og nr.
- Gul: betyr at dette er data du KAN importere om du ønsker - i så fall angi hvilken kolonne i arket det skal leses fra.
- Blå: betyr endring i oppførsel. Her må du fylle ut ja eller nei (blankt).
De fleste feltene er ganske selvforklarende, men går gjennom noen her:
Tilkoblinger/Relasjoner
Hvis du ønsker å lage en kobling (Se avsnitt 3.6 og 4.5 i Brukerveiledningen for TIDA) som en del av importen kan du angi det her. Hvis du f.eks. i kolonne F har et annet (TFM) nr som finnes i databasen og som du ønsker å lage en relasjon til i TIDA kan du i konfigurasjonsfilen erstatte eksempelnavnet med det navnet du ønsker på rollen (f.eks “Får strøm fra”) i kolonne B og angi hvor i arket man finner hvilet system/komponent det gjelder for (f.eks. “F”) i kolonne C. Ved import vil rutinen da etter å ha satt inn systemet eller komponenten se om det finnes data i kolonne F. I så fall vil den prøve å se om dette systemet/komponentet finnes i databasen og lage en kobling til det med det navnet du angav i kolonne B.
Oppførsel
Normalt så vil importrutinen forvente at før komponentene kommer informasjon om systemet og at alle komponenter som da kommer tilhører det systemet (har riktig systemnr som del av sitt id'nr). I tillegg vil det gis feilmelding for komponenter som ikke har kontrakt, hvis et komponent eksisterer med samme nr osv. Her kan du tilpasse noe av hvordan de skal oppføre seg:
| System | |
|---|---|
| Ignorer hvis system eksisterer | Hvis ja vil du ikke få feilmelding på system som allerede finnes i TIDA, men i steden for ignorere denne raden og evt legge til påfølgende komponenter til det eksisterende systemet. |
| Slett hvis system eksisterer | Hvis ja og den finner et system nr som allerede finnes i TIDA vil den først slette dette (og alle dets komponenter) fra TIDA før en legger inn på nytt fra import arket. |
| Komponent | |
| Slett komponent hvis eksisterer | Hvis ja og det finnes et komponent med samme nr vil det slettes i TIDA før det importeres på nytt |
| Sett inn med nytt nr hvis komponent eksisterer | Hvis ja og det finnes et komponent med samme nr vil raden man importerer få tildelt et nytt/annet nr som en del av importen |
| Tillat komponent uten system hvis i TIDA | Normalt forventes det at det kommer en rad med system informasjonen (f.eks. System A) før komponentene til det systemet (f.eks. A.1, A.2 osv). Hvis denne settes ja vil det ikke komme feilmelding hvis det kommer et komponent til et system uten at det har kommet en egen rad om dette systemet først hvis systemet finnes i TIDA allerede. |
| Sett inn system for komponent hvis ikke eksisterer | Hvis man kommer til et komponent som ikke har et system (angitt tidligere) vil man normalt få en feilmelding. Hvis denne settes ja vil man i stedenfor sette inn et “dummy” system som komponentet kan legges til. |
| Kontrakter/entreprise | |
| Sett inn ukjente kontrakter | Sett denne til ja hvis du ønsker at importen skal sette inn nye (ukjente) kontrakter som en del av importen. Normalt vil du få en feilmelding som sier at kontrakt ABC ikke finnes hvis denne ikke er ja. |
| Tillat tomme kontrakter | For å tillatte at det blir satt inn systemer/komponenter uten kontrakt sett denne til ja. Alternativt angi noe i valgene under. |
| Sett inn kontrakt 9999 for der det ikke er satt | Sett til ja hvis du ønsker at systemer/komponenter uten kontrakt skal bli satt inn med kontrakt 9999. Merk - denne kontrakten må da være lagt inn i systemet fra før. |
| Rom | |
| Prosjektert nr er rom identifikator | Hvis ja (og rom identifikator kolonne er angitt) vil man søke opp rom basert på prosjektert nr i steden for romfunksjonsnr som er default |
| Diverse | |
| Ikke utvid løpenr på system/komponent | Hvis ja vil importen ikke utvide løpenr (f.eks. Fra 01 til 001) til det antall som er definert i databasen. I stedenfor vil den gi en feilmelding på at systemet/komponenten har et ugyldig nr hvis feil antall siffer er brukt. |
Ark 2: Teknisk data og annen prosjektspesifikke data
I TIDA kan man tilpasse de data som skal inn under tekniske data til prosjektet så de vil kunne variere fra prosjekt til prosjekt. Derfor har konfigurasjonsfilen en knapp “Frisk opp data” som lar deg logge på databasen og henter ut skjemaet slik det er definert i den databasen du ønsker å importere til (må tillate at makroer kjøres). Dette må gjøres før en kan begynne å si hvilke data en ønsker å importere.
Når det er gjort vil du ha en rad pr felt i databasen som du igjen kan angi en kolonne som den skal lese fra i Excel for å importere. F.eks. kan du få en rad “El - Effekt i kW” og hvis du ønsker å importere til dette feltet fra kolonne “AV” angir du det i kolonne E (gule feltet). I tillegg hentes noe informasjon om feltet som gjør at datatypen (tekst, tall osv) kan valideres ved importering. Dette må være der og ikke slettes. Det eneste du skal/kan er å fylle ut i kolonne E (gule cellene) om du ønsker å importere noe data til det aktuelle feltet og da i så fall fra hvor.
Feilmeldinger ved kjøring
Siden vi har et sett med regler i databasen og ofte veldig få i Excel så kan det godt tenkes at man får feilmeldinger ved import. Vi har forsøkt å oppdage de aller fleste og gi en fornuftig feilmelding på dem. Noen av dem kan man ignorere/rette opp ved å angi andre innstillinger over. F.eks. hvis man får beskjed om at en kontrakt man forsøker å importere på ikke finnes i databasen må man enten tillate at importrutinen kan legge den til, legge den til i TIDA først eller rette til en annen i Excel arket før du forsøker på nytt. Husk at så lenge du ikke huker av for “kjør import” kan du teste så mange ganger du vil.
Skulle du få en litt mer kryptisk feilmelding ”..query failed” kan du tak kontakt med oss så skal vi hjelpe med å finne ut hva som er feil.
