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The Item responsibility groups are used to limit a user's access to specific Items, occurrences of Items or Products (here called Item-related objects). By assigning a responsibility group to an Item-related object, you can limit who can just see an object at both the Type and Occurrence Levels and who can update it. 

Setting up Responsibility groups

To use, first create the responsibility group you want to limit your item-related object to. This is done in Settings in the client (under Project and database administration → Settings → Items → Responsibility groups. Add the new  (see below).

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Here you can add your new Responsibility. Please note that the abbreviated version ("Responsibility") is displayed a number of places, so it is a good idea to choose a short name here if possible. 

In the edit panel, you can also choose to add status tags to the responsibility. This is something you do if you want users to pass item-related objects between them, for example when you want to have an acceptance status set to control who accepts and updates objects at a certain stage in their life-cycle (more about this in Restricting Access by Status).

Adding a Responsibilities to an Item and Occurrences

Responsibility is typically assigned to Items but when required additional alternative Responsibility values can be assigned to individual Occurrences of Items. 

This may be of use where a particular Occurrence of an Item passes from one Responsibility to another for a particular Instance.

In the example below the Water dispenser has 3 Occurrences in the Gymnasium but we want one of the Occurrences to be editable by a user with Hydraulic Engineer Responsibility. The Occurrence is selected and the Responsibility changed in the Occurrences Property Panel:

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In general, once the Responsibility Groups have been set up, you can add any Responsibility Group you have access to, to any Item you have edit access to.

In the figure below, the user has limited responsibility to EPLAN only. Therefore, the user can update (or create or delete) an Occurrence of an item with responsibility EPLAN, but cannot change the responsibility to ARC, for example.

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Restricting user access

Restricting which users should have what responsibility, is done in the Web admin interface (see under "modify item rights for a user"). If what you want to do is to restrict the user to only create and update some objects - for example, only occurrences tagged with "EPLAN" - we advice giving the user 3-read as the overall access, and upgrad to 2 - Limited on the responsibility group EPLAN. This will give the user the ability to see other items on the room, for example, limiting the possibility of creating duplicates because one cannot see what is in the database.

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If you want to give the user (me) the possibility to create new occurrences (chairs in the living room) of an item (chair), but not change or delete the occurrences of those items already put there by someone else (chairs in the kitchen):

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アイテム責任グループは、特定のアイテム、アイテムのオカレンス、または製品 (ここではアイテム関連オブジェ クトと呼びます) へのユーザーのアクセスを制限するために使用されます。
アイテム関連オブジェクトに責任グループを割り当てることで、タイプまたはオカレンス・レベルの両方でオブジェクトを参照できる人、
およびオブジェクトを更新できる人を制限することができます。

責任グループの設定

使用するには、まず、アイテム関連オブジェクトを制限したい責任グループを作成します。これはクライアントの設定で行います。
プロジェクトとデータベースの管理の下 → 設定 → アイテム → 責任グループ。を追加します（下記参照）

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ここで新しい責任を追加することができます。また、略称 ("Responsibility (責任)") が表示される箇所も多いので、可能であればここでは略称を選ぶと良いでしょう。

編集パネルでは、責任にステータス・タグを追加することもできます。 これは、アイテムに関連するオブジェクトをユーザー間で受け渡したい場合に行うものです、
例えば、オブジェクトのライフサイクルの特定の段階で、誰がオブジェクトを受け入れ、更新するかを制御するために、受け入れステータスを設定したい場合などです。
(詳しくは ステータスによるアクセス制限 をご覧ください)

アイテムとオカレンスに責任を追加

責任は通常アイテムに割り当てられますが、必要に応じて、アイテムの個々のオカレンスに別の責任値を割り当てることができます。

これは、アイテムの特定のオカレンスが、特定のインスタンスについて、ある責任から別の責任に移行する場合に使用できます。

下の例では、Gymnasium (体育館) に Water dispenser (ウォーター・ディスペンサー) が 3 つのオカレンスを持ちますが、そのうちの 1 つのオカレンスを、
Hydraulic Engineer (水圧エンジニア) の責任を持つユーザが編集できるようにします。オカレンスを選択し、オカレンス・プロパティパネルで責任を変更します：

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一般に、責任グループが設定されると、編集アクセス権を持っているアイテムに、アクセス権を持っている責任グループを追加できます。

下の図では、ユーザーはEPLANだけに責任を制限されています。したがって、ユーザーは、EPLAN 責任を持つアイテムのオカレンスを更新 (または作成、削除)することはできますが、
たとえば、ARC 責任に変更することはできません。

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ユーザーアクセスの制限

どのユーザーがどのような責任を持つべきかの制限は、Web管理インターフェイス で行います ("ユーザーのアイテム権限を変更 (modify item rights for a user)を参照してください)。
例えば、"EPLAN "とタグ付けされたオカレンスのみなど、一部のオブジェクトの作成と更新のみにユーザーを制限したい場合、全体的なアクセス権としてユーザーに 3-read (読み取り権限)を、
与え、責任グループ EPLAN の 2- Limited (制限付き)にアップグレードすることをお勧めします。
例えば、データベースにあるものを見ることができないので、重複を作る可能性を制限することができますし、部屋の他のアイテムを見ることができます。