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Un Item désigne tout élément à suivre présent dans une pièce, comme par exemple un niveau de description détaillé d'des équipements, de des meubles, de finitions ou de portes déterminant leurs règles de fonctionnement et leur utilisation, mais où le descriptif ne précise pas un produit ou un fournisseur spécifique. Un Item est spécifié comme un type et peut être utilisé pour plusieurs pièces et pour d'autres projets. Les Items sont consignés dans le Registre des Items à l'intérieur d'une base de données qui peut être partagée entre plusieurs projets.
Les Items sont organisés à l'intérieur d'une structure de fonctions, analogue aux pièces, cf. Pièce et informations principales des pièces. L'arborescence des départements peut être simple à un niveau d'organisation, peut avoir autant de niveaux que nécessaire. L'arborescence des départements classe les Items pour qu'elles soient faciles à retrouver. L'emplacement à l'intérieur de l'arborescence des départements forme également les fondations du Numéro d'Item attribué aux Items au moment de leur création. Les Items peuvent être déplacés à de nouveaux emplacements à l'intérieur de l'arborescence des départements pour former un nouveau numéro d'item à partir du nouvel emplacement.
Les items comprennent les champs incorporés pour enregistrer des informations de base, comprenant le nom de l'item, le BIM ID, le prix budgété, la date du prix budgété, le descriptif du prix budgété, la responsabilité et le groupe d'appels d'offres. Le prix budgété forme la base des estimations de coûts, avec la date à laquelle le prix a été obtenu ou stipulé et un commentaire sur le prix pour l'endroit où le prix a été obtenu. Le groupe d'appels d'offres est appliqué à un item lorsqu'il a été identifié en vue de l'achat. Chaque Item peut être géré en utilisant un groupe de responsabilités pour contrôler les autorisations en vue de visualiser et d'éditer les items.
La partie d'item qui peut être personnalisée est la spécification de l'item utilisée pour décrire davantage de détails concernant les dimensions, la fonction et l'utilisation de l'item.